La phase de cadrage, aussi appelée démarrage ou phase d’initialisation d’un projet, est une étape indispensable à la performance des projets et à leur réussite. Régulièrement considérée comme phase préliminaire au projet, l’attention apportée à sa réalisation est souvent sous-estimée. Et pourtant…
Selon une étude du Project Management Institute, la majorité des échecs de projets trouvent leur origine dans une planification projet insuffisante dès la phase de cadrage.
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Pourquoi la phase de cadrage d’un projet est vitale pour assurer la réussite
Un projet bien cadré pose les bases nécessaires à sa réussite: définition des objectifs du projet, maîtrise des risques et alignement des acteurs clés.
Si le projet est mal cadré (délais, coûts, portée, etc.), l’équipe projet ne sera pas en mesure d’évaluer la complexité du projet et de respecter les contraintes définies. De ce fait, l’entreprise ne sera pas en mesure d’atteindre le résultat escompté ou d’en assurer sa réussite.
La valeur de la phase de cadrage se démontre facilement par les chiffres
- 92 % des projets avec cadrage atteignent leurs objectifs finaux, contre 33 % seulement sans cadrage.
- Le respect du budget et du planning est respectivement de 90 % et 88 % avec cadrage, contre 25 % et 24 % sans.
- À l’inverse, les projets sans cadrage subissent 68 % de changements de périmètre, 46 % de pertes budgétaires après échec, et 24 % de défaillances observées.
En tant que phase d’avant–projet, le cadrage permet de formaliser la finalité du projet, de faire une étude préliminaire pour assurer la faisabilité et de consolider sa légitimité auprès des parties prenantes.
Comment cadrer un projet efficacement, étape par étape
La phase de cadrage suit une démarche structurée. Voici les étapes clés à suivre pour poser les bases d’un projet solide.
Définir les objectifs du projet
Formuler clairement les résultats attendus, en lien avec les enjeux métiers, les gains visés et les indicateurs de performance.
Identifier les parties prenantes du projet
Cartographier les acteurs concernés et analyser leurs influences, leurs pouvoirs, leurs attentes et leur niveau d’engagement. De ce fait, le chef de projet minimisera l’influence des parties prenantes récalcitrantes sur le projet et s’appuiera davantage sur les promoteurs ou acteurs neutres.
Délimiter le périmètre du projet
Définir clairement le périmètre du projet en précisant ce qui est inclus et ce qui est exclu. Cela permet de prévenir les dérives de périmètre (scope creep) telles que les surcoûts générés, la charge supplémentaire induite et le retard prévisionnel pour toute décision d’une éventuelle évolution de périmètre à tout moment dans le cycle de vie du projet.
Évaluer les contraintes et les risques
Anticiper l’ensemble des contraintes (ressources, budget, planning, charge requise, enjeux, ROI escompté, délais, dépendances, KPI de validation) et documenter les risques projets avec des mesures de mitigation.
Organiser la gouvernance projet
Structurer le pilotage: rôles, responsabilité, instances de décision, reporting, fréquence des points de suivi/réunions de projets.
Formaliser la note de cadrage
Document de cadrage synthétique validé par le comité de pilotage ou la direction. Il regroupe tous les éléments clés définis ci-dessus et conditionne le passage en phase de planification.
💡Conseil d’un expert en pilotage de performance
Ne sous-estimez pas le poids politique du cadrage. Une carte des parties prenantes bien pensée peut faire la différence entre un projet porté ou freiné. Mettez en lumière les alliés, anticipez les opposants, et impliquez vos sponsors dès que vous entamez cette phase de projet. Le cadrage est aussi un acte de diplomatie interne.
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Les enjeux de la phase de cadrage: 5 erreurs fréquentes à éviter
Mal conduite, la phase de cadrage compromet tout le projet.
Voici les principales erreurs observées par les experts en performance de projet d’Argain Consulting Innovation — et comment les éviter:
Manque de confiance dans la gestion du projet par l’organisation
Obtenir une satisfaction client optimale en définissant clairement l’attendu et le résultat est crucial pour la réussite. Un cadrage efficace commence par une définition claire, mesurable et partagée des objectifs. Des objectifs mal définis entraînent des dérives dès les premières étapes de la réalisation du projet et minent la confiance des parties prenantes.
Il faut aussi définir la démarche du projet la plus adéquate pour obtenir une forte adhésion de l’équipe, sans frustration ni questionnement. Une gouvernance où les rôles, les comités et les mécanismes de décisions sont flous crée de l’ambiguïté et freine les arbitrages en cours de projet.
Une compréhension globale assure l’efficacité de l’équipe dès le lancement du projet.
Un périmètre aux limites inadéquates
Sans la mise en place d’un cadrage strict du périmètre (inclusions et exclusions), les membres de l’équipe projet s’exposent à des modifications constantes, des surcoûts et des retards.
L’absence d’une cartographie des parties prenantes et de leur impact sur le projet
En plus de cartographier les parties prenantes, il est impératif d’identifier:
- Les principales exigences qu’elles soumettent au projet,
- Les leviers de motivation que le chef de projet ou son équipe utilisent pour garantir leur soutien,
- Le niveau d’engagement qu’elles ont, ou auront, vis-à-vis du projet,
- Le niveau d’influence que chacune d’elles possède au sein de l’organisation
Grâce à l’identification de ces différents points, le chef de projet sera en mesure d’impliquer les parties prenantes aux moments essentiels pour un avancement optimal du projet.
Une nomination de chef de projet hâtive
À l’issue de la validation du projet, on nomme le chef de projet. Cette nomination lui donne autorité et crédibilité pour assurer un management de projet efficace. L’autorité ainsi officialisée permet au chef de projet d’affecter les premières ressources humaines indispensables aux activités du projet, telles que l’estimation fine du budget ou encore la détermination du planning.
Manque de validation formelle
Rédiger une note de cadrage ne se limite pas à créer un document informel. La note de cadrage est un document essentiel, pour ne pas dire le livrable, de la phase de cadrage d’un projet. Présentée à la hiérarchie, elle permet de statuer sur la validation ou non de l’existence du projet aux regards des contraintes identifiées.
De responsabilité du chef de projet, ce document identifie toutes les informations indispensables à la compréhension du projet:
- L’identification de l’équipe projet
- Les enjeux et objectifs
- Le périmètre (inclus et exclus)
- Les contraintes et risques principaux
- La liste des principaux livrables qui répondent aux exigences
- Les jalons projet à respecter
- Le tableau de bord d’indicateurs du projet (budget prévisionnel, planning, cahier des charges, etc.)
Cette validation, réalisée durant le jalon de fin de phase (comités dédiés), permet de clôturer la phase de cadrage.
Sans cette validation, aucune activité ne doit être lancée sur le projet.
Votre réussite commence par une phase de cadrage pilotée avec justesse
La phase de cadrage est une étape de projet vitale pour laquelle du temps doit être consacré. Elle permet en effet de mettre en place les bases du projet, ses objectifs, son périmètre, son budget, un plan de communication ou encore son planning.
Une étude menée par l’Université du Missouri-St. Louis révèle que 83,9% des projets échouent partiellement ou totalement lorsqu’ils ne sont pas cadrés correctement depuis le départ. Ce chiffre souligne à quel point la rigueur apportée à la phase d’avant-projet est stratégique.
Prendre le temps de cadrer, c’est investir dans un projet robuste, réaliste et fédérateur.
- Laurent LANSADE, Practice Leader
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