La phase de cadrage, ou encore appelée phase d’initialisation ou de démarrage, est une phase indispensable à la réussite des projets. Régulièrement considérée comme phase préliminaire au projet, l’attention apportée à sa réalisation est souvent sous-estimée. Et pourtant…
Le cadrage, phase vitale du projet
Un projet doit être préparé soigneusement afin d’atteindre le résultat escompté tout en respectant les contraintes définies. Si le projet est mal cadré, l’équipe ne sera pas en mesure d’évaluer la complexité du projet et de ce fait, ne sera pas en mesure d’assurer sa réussite.
La phase de cadrage, phase d’avant-projet, rappelle l’utilité et la finalité du projet.
Les objectifs de la phase de cadrage sont multiples :
- Identifier l’ensemble des contraintes (budget, planning, charge requise, enjeux, ROI escompté, KPI de validation…),
- Définir clairement le périmètre du projet (y compris les exclusions). Cette clarification permet d’identifier les surcoûts générés, la charge supplémentaire induite et le retard prévisionnel pour toute décision d’une éventuelle évolution de périmètre en cours de projet,
- Identifier les parties prenantes impactées par le projet ainsi que leurs influences et pouvoirs. De ce fait, le chef de projet minimisera l’influence des parties prenantes récalcitrantes sur le projet et s’appuiera plus sur les promoteurs ou neutres,
- Développer une confiance dans la gestion du projet par l’organisation,
- Obtenir une satisfaction client optimale par la bonne correspondance entre l’attendu et le résultat,
- Définir la méthodologie de projet la plus adéquate,
- Obtenir une forte adhésion de l’équipe projet, sans frustration ni questionnement. Une bonne compréhension du projet permettra à l’équipe une efficacité accrue dès le début du projet,
- Obtenir des livrables répondants aux exigences.
Quatre éléments essentiels au service du projet
Quatre éléments formalisés lors de la phase de cadrage sont particulièrement importants pour la réussite du projet :
1. La validation du projet
Tout d’abord, la phase de cadrage permet de statuer sur la validation ou non de l’existence du projet aux regards des contraintes identifiées. Cette validation intervient lors de comités dédiés. Sans cette validation, aucune activité ne doit être lancer sur le projet.
2. La nomination du chef de projet
A l’issue de la validation du projet, le chef de projet est nommé. Cette nomination lui donne autorité et crédibilité pour mener le projet. L’autorité ainsi officialisée permet au chef de projet d’affecter les premières ressources indispensables aux activités du projet, telles que l’estimation fine du budget ou encore la détermination du planning.
3. L’identification des parties prenantes
En plus de la liste des parties prenantes, il faut identifier pour chacune d’elle :
- Les principales exigences qu’elles soumettent au projet,
- Les leviers de motivations que le chef de projet ou son équipe doivent utiliser pour garantir leur soutien,
- Le niveau d’engagement qu’elles auront vis-à-vis du projet,
- Le niveau d’influence que chacune d’elle possède au sein de l’organisation.
Grace à l’identification de ces différents points, le chef de projet sera capable d’impliquer les parties prenantes aux moments essentiels pour un avancement optimal du projet.
4. La formalisation de la note de cadrage
La note de cadrage est un document essentiel (pour ne pas dire le livrable) de la phase de cadrage. Elle sera présentée à la hiérarchie pour validation. Cette validation (réalisée durant le jalon de fin de phase) permet de clôturer la phase de cadrage. Ce document sera ensuite repris lors de la réunion de lancement projet. De responsabilité du chef de projet, ce document identifie toutes les informations indispensables à la compréhension du projet :
- L’identification de l’équipe projet,
- Les principales parties prenantes,
- Les enjeux et objectifs du projet,
- Le périmètre du projet (inclus et exclus),
- Les contraintes et risques principaux,
- La liste des principaux livrables,
- Les jalons projet à respecter,
- Le tableau de bord d’indicateurs du projet (budget prévisionnel, planning, charges engagées…).
La phase de cadrage est une phase vitale pour laquelle du temps doit être consacré. Elle permet en effet de poser notamment les bases du projet, ses objectifs, son périmètre, son budget ou encore son planning.
Point important et trop souvent négligé, l’identification des parties prenantes est essentielle. Les déterminations du niveau d’engagement et d’influence des parties prenantes pourront être un atout pour le chef de projet lorsque des orientations stratégiques pour le projet devront être prises.
Enfin, la phase de cadrage déterminera l’efficacité de la réalisation de la phase de planification jusqu’à la clôture du projet.
✍🏻 Laurent LANSADE, Practice Leader