35% des projets complexes sont considérés comme des succès totaux (respect du budget, du délai et des objectifs initiaux).
15% échouent totalement (annulés ou livrés sans répondre aux besoins).
Alors, comment transformer les 50% des projets complexes situés en zone grise, et les 15% en échec total, en succès ?
C’est exactement ce que nous essaierons de clarifier dans cet article sur la gouvernance de projets complexes.
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Qu’est-ce qu’un projet complexe ?
Comme mentionné dans notre article qui différencie les projets simples des complexes, la qualification de « complexe » dépend de votre organisation et de sa maturité.
La complexité peut être un synonyme d’effort : lorsque l’on pressent que l’effort va être conséquent, on range le projet dans la catégorie complexe.
Exemple : une complexité que l’on retrouve souvent, c’est la transversalité d’un projet, quantifiée par le nombre de services ou directions contributrices : nos organisations se silotent naturellement, et le « travailler ensemble » devient un effort conséquent dès que l’on sort de son périmètre / équipe.
Autre notion à clarifier : la gouvernance. C’est le processus qui facilite une prise de décisoins réfléchies, au bon moment, sur la base d’un état des lieux le plus fidèle possible à la réalité. Le processus de gouvernance peut se réaliser à un niveau entreprise (stratégie globale) ou au niveau du projet : sur ce dernier, on parle de « gouvernance projet ».
Pourquoi la gouvernance est-elle décisive dans les projets complexes ?
Les projets complexes ont certains points communs, dont une cité plus haut, la transversalité, mais pas que :
- L’incertitude : sur le périmètre, la durée et les différentes phases, le budget, les ressources
- Les influences internes et externes : un changement de direction dans le premier cas, une réglementation dans le second
- Les technologies utilisées : un projet complexe peut être complexe à cause de sa durée, d’où un risque sur les technologies utilisées. Il peut en résulter l’utilisation d’une technologie obsolète ou basée sur une version non maintenue. A contrario, une technologie trop jeune peut nuire au projet, due au manque de recul.
« Une étude PMI révèle que 81% des organisations performantes ont mis en place un processus de gouvernance formalisé avec les meilleures pratiques de gestion et des mesures de performances ».
Une gouvernance projet a pour objectif de réduire les risques dus aux caractéristiques des projets complexes.
Pourquoi un simple management de projet couplé à une « gestion de risques » projet ne suffit pas ?
Les projets complexes contiennent des enjeux stratégiques pour l’entreprise. La plupart des plans de mitigations des risques vont demander un arbitrage de haut niveau. On ne décide pas
- D’un changement technologique structurant au niveau d’un projet.
- D’agir en conséquence d’une réglementation sur un périmètre projet.
Généralement, ces décisions visant à réduire les risques sont à prendre à un niveau plus élevé ou plus transverse que le projet lui-même, en regard de la stratégie de l’organisation, mais aussi en regard des autres projets.
Cette prise de hauteur, ainsi que la vue globale du portefeuille des projets ne peuvent être réalisées que par une fonction PMO.
Pourquoi le Project Management Office est un facteur clé dans la réussite du pilotage de projets complexes ?
Les entreprises avec un PMO mature réussissent 65% de leurs projets, contre seulement 45% pour celles sans PMO ou avec un PMO peu structuré.
source : PMI, Pulse of the Profession 2023
Qu’est-ce qu’un PMO mature ? Un PMO qui anticipe les problématiques du portefeuille, dans son ensemble, et pas seulement objet par objet. Un PMO bien au-delà du rôle de support, et au-delà du rôle de « contrôleur », rôle indispensable, mais insuffisant.
Cependant :
- Un PMO mal intégré ou perçu comme une « bureaucratie » peut ralentir les projets.
- La valeur du PMO dépend de sa reconnaissance au niveau exécutif et de sa capacité à s’adapter à la culture d’entreprise.
Bénéfices de la mise en place d’une bonne gouvernance de projet complexe
Lorsqu’une organisation dispose d’un PMO mature, de meilleures pratiques de pilotage de projet et de suivi des performances, le pourcentage moyen des projets concrétisés en fonction des objectifs stratégiques et intentions métiers passe à 90% pour une organisation performante.
Les bénéfices d’une bonne gouvernance sont multiples, en plus de la concrétisation des projets.
L’impact humain est conséquent
- Rétention des ressources humaines, dont la réussite des projets est un des critères de fidélité
- Culture projet prépondérante, ce qui signifie que l’organisation a une capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire, sur des durées longues
- Volonté de faire réussir l’entreprise
Impact sur la performance
On dit que la réussite appelle la réussite : un projet complexe réussi va devenir un mètre étalon pour l’organisation, un exemple à suivre.
Impact d’image
Ce type de réussite doit être communiqué en externe : en privilégiant l’organisation plutôt qu’une personne en particulier, en mettant l’accent sur la capacité à relever des défis, à fédérer autour des valeurs de l’entreprise.
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Mettre en place une gouvernance de projet complexe efficace : du modèle à l’opérationnel
Définir le modèle de gouvernance de projet adapté
Quelle différence entre gouvernance de projet et gestion de projet complexe ? La gouvernance n’est pas en opposition à la gestion de projet, c’est une extension nécessaire afin de garantir le succès des projets complexes.
Le modèle de gouvernance doit être compatible avec votre processus de gestion de projet : une intégration pratique afin de créer un lien vertical entre les organes opérationnels du projet, son pilotage, et la gouvernance spécifique dans le cadre de la gestion de sa complexité.
Construire un schéma de gouvernance projet efficace
Quels sont les éléments constitutifs d’une gouvernance de projet complexe ?
- Les objectifs et le contenu : un reporting synthétique du projet, la matrice des risques, les décisions ou arbitrages attendus
- Les acteurs du projet: qui est obligatoire, qui est facultatif (chefs de projets, équipe projet et autres parties prenantes du projet, etc). Typiquement, le PMO de l’organisation doit être présent, afin de donner du recul sur le portefeuille
- La fréquence et le créneau : idéalement, quelques jours après les instances de gouvernance et pilotage du projet, éventuellement, quelques jours avant un comité de direction, si des décisions stratégiques sont nécessaires
- Le compte-rendu, qui doit être envoyé aux membres de la gouvernance, mais pas que : ceux en facultatif, mais aussi les personnes à informer
Évaluer et faire évoluer la gouvernance tout au long d’un projet complexe
La capacité des projets complexes à prendre en compte les incertitudes, ainsi que les influences et changements, vient de sa gouvernance, bien sûr, mais aussi de l’évolution de sa gouvernance.
En effet, la gouvernance elle-même peut évoluer dans le temps, en fonction des enjeux et niveaux de risque du projet complexe.
Nous ne parlons pas de cellule de crise, comme il en existe dans certaines organisations et qui gère les incidents existentiels de production, mais plutôt de gestion de risque et de capacité de la gouvernance à valider ou non un plan de mitigation : certaines décisions nécessitent un changement de niveau de responsabilité présente en comité, ou l’arrivée de nouveaux acteurs.
Une gouvernance peut s’auto-évaluer au cours du temps, en mettant en place des indicateurs calculés, ou un sondage post-réunion ou des systèmes de type ROTI.
💡Qu’est-ce qu’un système ROTI ?
Il s’agit d’une pratique agile qui consiste à la fin d’une réunion à voter à main levée afin d’évaluer l’intérêt et l’efficacité d’une réunion et de récolter du feedback, avec comme objectif d’améliorer les prochaines.
La prise en compte des feedbacks + les changements du projet lui-même, permettront à la gouvernance de rester pertinente et efficace, au fil du temps.
En effet, un des dangers de la gouvernance de projet est de se transformer en simple comité de pilotage et d’entrer dans une routine.
Soyez accompagnés par nos experts en management de projets complexes pour mettre en œuvre une stratégie de gouvernance adaptée
Les enjeux sont multiples concernant la réussite des projets complexes : concrétisation, mais pas seulement. La réussite de ces projets est un véritable levier de performance de votre organisation.
- La mise en œuvre d’une gouvernance adéquate, complétée d’une fonction PMO forte est un facteur clef de succès
- La gouvernance projet est un objet évolutif, qui va accompagner l’avancement du projet complexe sur le chemin du succès
- Argain Consulting Innovation est un leader en performance de projets complexes
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