Connaissez-vous bien les méthodes de pilotage de performance DSI, telles que la méthode ABB et ABC ? Dans un article précédent, nous avons exploré l’analyse des coûts informatiques à travers la méthode ABC (Activity-Based Costing). Cette méthode permet aux Directions des Systèmes d’Information (DSI) de modéliser les coûts de leurs services en identifiant les ressources, les activités et les services impliqués. Elle permet également de détailler et de répartir ces coûts entre les clients et les départements de l’entreprise, facilitant ainsi le pilotage de la performance économique.
Aujourd’hui, nous nous intéressons à une méthode complémentaire : l’Activity-Based Budgeting (ABB), qui propose une approche davantage axée sur la planification et la gestion des coûts futurs, en se fondant sur les activités clés de la DSI.
Explorer la méthode ABB avec nos experts
La méthode ABB: Anticiper les coûts grâce à la modélisation des activités
Prévoir plutôt que constater: une approche prévisionnelle centrée sur les activités de la DSI
La méthode ABB, ou Activity-Based Budgeting, se distingue de la méthode ABC par son orientation vers la prévision et la planification des coûts en fonction des activités spécifiques de la DSI. Tandis que l’ABC s’intéresse principalement à l’assignation des coûts réels aux activités, aux services et aux clients, l’ABB vise à établir des budgets prévisionnels en s’appuyant sur une analyse approfondie des activités et de leurs coûts associés.
En d’autres termes, l’ABB permet de définir le budget à allouer à chaque activité de la DSI en fonction des volumes d’activité prévus, adoptant ainsi une démarche proactive.
La méthode ABB: une approche complémentaire à la méthode ABC
Tout comme la méthode ABC, l’ABB repose sur l’identification des ressources, des activités, des services et des clients. Cependant, plutôt que de se focaliser sur la répartition des coûts passés, l’ABB met l’accent sur l’évaluation des besoins futurs en ressources et sur les coûts associés à chaque activité.
En ce sens, l’ABB peut être vue comme une extension de la méthode ABC : après avoir permis de comprendre la structure des coûts réels, l’ABB se concentre sur leur projection.
Processus de la méthode ABB: les étapes clés de mise en œuvre pour les DSI
Soyez accompagnés pour la mise en œuvre
Identification des activités et des inducteurs
La mise en œuvre de l’ABB suit un processus structuré et itératif, décomposé en plusieurs étapes :
1. Définition des activités : Comme dans la méthode ABC, l’ABB commence par une identification détaillée des activités menées au sein de la DSI (gestion des serveurs, assistance technique, maintenance des systèmes de stockage, etc.). Cette fois, l’objectif est d’évaluer les coûts nécessaires pour l’année à venir, et non de répartir les coûts passés.
2. Estimation des inducteurs d’activité : Chaque activité est associée à des inducteurs (drivers) qui déterminent le volume de ressources nécessaires. Ces inducteurs peuvent inclure le nombre d’utilisateurs, le volume de données traitées ou le nombre d’incidents gérés. L’ABB repose sur une prévision des volumes d’activité, multipliés par les inducteurs pour estimer la charge de travail future et les coûts prévisionnels.
Gestion des ressources et estimation des coûts futurs
3. Allocation des ressources aux activités : Une fois les activités identifiées et les volumes prévus estimés, l’ABB alloue les ressources nécessaires (temps de travail, infrastructure, logiciels, licences, etc.). Contrairement à l’ABC, basé sur des coûts passés, l’ABB calcule les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs futurs.
4. Estimation des coûts des services et des clients : En attribuant les coûts aux différentes activités, l’ABB permet de déterminer les coûts futurs des services fournis par la DSI. Par exemple, pour un service de stockage NAS, l’ABB évalue les coûts liés à l’achat de matériel, à la maintenance, à l’électricité et au refroidissement, en fonction des prévisions d’utilisation.
5. Prévision des coûts et pilotage budgétaire : L’ABB génère une prévision budgétaire complète, permettant à la DSI de planifier ses dépenses, d’optimiser ses coûts et de justifier ses investissements. Cette prévision s’ajuste en fonction des fluctuations des volumes d’activité, offrant ainsi un budget dynamique.
Piloter la performance DSI avec un budget dynamique
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Des outils BPM pour accompagner la prise de décision
La mise en place de l’ABB nécessite une collaboration étroite entre les différents acteurs de la DSI, le contrôle de gestion et les responsables des activités. Il est essentiel de :
- Créer un catalogue des services et des activités prévus pour la période à venir.
- Définir des inducteurs précis et fiables, basés sur des données historiques et des prévisions.
- Mettre en place des outils de pilotage, tels que des logiciels spécialisés (Apptio, Anaplan ou MyABC).
- Suivre régulièrement les volumes d’activités et la consommation des ressources pour ajuster les budgets en cours d’année.
Méthode ABB et méthode ABC: deux leviers pour une performance DSI maîtrisée
Comparatif synthétique des deux approches
Bien que les deux méthodes reposent sur les activités, l’ABB se distingue par sa capacité à planifier les coûts futurs, tandis que l’ABC se concentre sur la répartition des coûts passés.
Résumé des différences clés
Objectif :
- ABC : Identifier et imputer les coûts réels sur les services, activités et clients.
- ABB : Prévoir les besoins en ressources et établir un budget pour les activités futures.
Approche :
- ABC : Analyse rétrospective et détaillée des coûts réels, en suivant les inducteurs d’activités passées.
- ABB : Approche prospective basée sur les prévisions de volumes d’activités.
Utilisation :
- ABC : Idéale pour comprendre les coûts réels d’un service et les justifier.
- ABB : Parfaite pour établir des budgets prévisionnels et anticiper les besoins en ressources.
ABB: méthode de modélisation des processus pour mieux piloter la performance DSI
L’Activity-Based Budgeting (ABB) offre une méthode rigoureuse et proactive pour planifier les coûts d’une DSI. Combinée avec l’ABC, elle permet non seulement de comprendre les coûts passés, mais aussi d’anticiper les besoins futurs, d’optimiser les dépenses et d’améliorer la gestion budgétaire. Cette double approche garantit transparence et efficacité pour toutes les parties prenantes, qu’il s’agisse des équipes techniques, des clients internes ou de la direction financière.